Kurumsal seyahat yönetiminde dijitalleşme, rezervasyon, onay ve bütçe kontrolü gibi süreçleri sadeleştirerek şirketlerin yükünü hafifletiyor; bu dönüşümün etkili örneklerinden biri Yolwise ve Evolog iş birliğinde ortaya çıktı.
Türkiye’de 2024 yılında 3 ila 4 milyar dolar arasında hacme ulaşan kurumsal seyahat pazarı, yüzlerce seyahat acentesinin bulunduğu dağınık yapısıyla hâlâ büyük ölçüde manuel sistemlerle yürütülüyor. Artan döviz kurları ve yüksek enflasyon nedeniyle özellikle yurt dışı seyahatleri daha maliyetli hale gelirken, şirketler hem zamanı daha iyi kullanmak hem de bütçeyi kontrol altında tutmak için dijital çözümlere yöneliyor. Bu çözümlerden biri olan Yolwise, Evolog gibi uluslararası taşımacılık yapan firmalara sunduğu merkezi sistem ile rezervasyondan onaya, harcama takibinden destek süreçlerine kadar tüm adımları tek platformda topluyor.
Yurt içi ve yurt dışı taşımacılık yapan Evolog, 428 araçlık filosu ve 500’den fazla sürücüsüyle lojistik sektöründe yoğun bir tempoda çalışıyor. Şirketin bu yüksek tempoya uyum sağlayacak hızlı ve esnek bir sistem ihtiyacı, Yolwise platformu ile karşılandı. Önceden klasik acenteler aracılığıyla yürütülen rezervasyon süreçlerinin saatler aldığı, her işlem için defalarca yazışma ve onay bekleme gerektiği belirtiliyor. Evolog Filo Operasyon Müdürü Erdi Muratal, daha önce her seyahat rezervasyonunun saatler sürdüğünü, özellikle acil planlamalarda bu durumun operasyonel işleyişi sekteye uğrattığını belirtiyor. Muratal, Yolwise platformuna geçtikten sonra bu zaman kaybının tamamen ortadan kalktığını, birkaç dakika içinde rezervasyonun tamamlandığını ve e-fatura entegrasyonuyla süreçlerin daha şeffaf hale geldiğini ifade ediyor. Ayrıca, sistemin şirketin seyahat politikalarıyla uyumlu şekilde çalışan otomatik onay özelliği sayesinde artık yöneticilerin sadece kural dışı durumlarda sürece dâhil olduğunu, bu sayede rezervasyon sürecinin de hızlandığını vurguluyor.
Evolog, yalnızca rezervasyon süresini değil, seyahatle ilgili tüm harcamaların yönetimini de merkezi hale getirerek finansal takipte önemli bir adım atmış durumda. Daha önce farklı sistemlerde, e-posta ve Excel gibi kaynaklarda tutulan bilgiler, artık Yolwise sayesinde tek bir dijital platformda izlenebiliyor. Harcamalar çalışan ve departman bazında analiz edilerek anlık olarak raporlanabiliyor. Bu yapı sayesinde bütçede sapmalar erkenden tespit ediliyor ve finans ekipleri daha sağlıklı planlamalar yapabiliyor. Muratal, platformun iç sistemlerine entegrasyonu sonrası şirketin tüm seyahat harcamalarını gerçek zamanlı olarak izleyebildiğini ve manuel veri toplama sürecinin sona erdiğini belirtiyor. Bu süreçte kullanıcı adaptasyonunun da sorunsuz gerçekleştiğini; sade, tanıdık ve kullanıcı dostu arayüz sayesinde özel bir eğitim gerekmeksizin tüm çalışanların platformu rahatlıkla kullanabildiğini aktarıyor.
Kurumsal seyahatin her zaman planlandığı gibi gitmediğini belirten Muratal, uçuş iptalleri, vize sorunları ya da otel değişiklikleri gibi durumlarda canlı destek hizmetinin önemine değiniyor. Daha önce bu tür konularda havayolları ya da otellerle doğrudan iletişime geçmek zorunda kaldıklarını ancak çoğu zaman çözüme ulaşamadıklarını anlatan Muratal, Yolwise’ın sunduğu hibrit hizmet modeli sayesinde özellikle gece ya da hafta sonlarında yaşanan sorunlara çok daha hızlı çözüm bulduklarını belirtiyor. Şirketin fuar dönemlerinde araç kiralama gibi ek hizmetlerde de destek alabildiğini ve platform üzerinden planlanan seyahat oranının yüzde 70’e ulaştığını ifade ediyor.
Dijital dönüşüm sürecine liderlik eden Yolwise tarafında ise bu yaklaşımın sadece bir teknolojik yenilik değil, aynı zamanda stratejik bir yönetim modeli olduğu vurgulanıyor. Yolwise Genel Müdürü Zelal Şengüler, iş seyahatlerini sadece rezervasyon işlemi olarak değil, şirketlerin stratejik karar alma süreçlerinin bir parçası olarak gördüklerini ifade ediyor. Şengüler, “Yolwise olarak iş seyahatlerini sadece bir rezervasyon süreci değil, stratejik bir yönetim alanı olarak görüyoruz. Amacımız, şirketlere hız kazandırırken aynı zamanda kontrol ve tasarruf gücü sunmak.” diyerek platformun yalnızca operasyonel bir araç olmadığını, şirketlerin seyahat politikalarını etkin şekilde uygulayabilmelerine olanak tanıyan bütüncül bir sistem sunduklarını belirtiyor.
Ekim 2024 ile Mart 2025 arasında Evolog, Yolwise üzerinden 130 iş seyahati gerçekleştirdi. Bu süreçte toplamda 1,6 milyon TL’nin üzerinde harcama yapıldı. Şirketin 135 çalışanı platforma entegre edildi. Rezervasyon süresi saatlerden dakikalara inerken, onay süreçleri otomatik hale geldi, finans ekipleri anlık harcama takibine geçti ve genel olarak seyahat bütçelerinde yüzde 30’a varan tasarruf sağlandığı gözlemlendi. Bu tablo, kurumsal seyahat yönetiminde dijital çözümlerin operasyonel yükü nasıl azalttığını ve stratejik avantaj sağladığını gösteriyor.
